Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là công ty đã có thể yên tâm hoạt động. Thực tế, thành lập công ty chỉ là bước đầu tiên. Sau đó, doanh nghiệp còn phải thực hiện hàng loạt thủ tục thuế, kế toán và hồ sơ pháp lý ban đầu để công ty được vận hành đúng quy định.
Nếu bỏ sót các thủ tục này, doanh nghiệp có thể bị chậm kê khai, không sử dụng được hóa đơn điện tử, không giao dịch được với cơ quan thuế, không có căn cứ ghi nhận chi phí, bị loại chi phí khi quyết toán hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
Đặc biệt, với công ty mới thành lập, 30 đến 90 ngày đầu tiên là giai đoạn rất quan trọng. Đây là lúc doanh nghiệp cần thiết lập “nền móng thuế” gồm chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, hóa đơn điện tử, lệ phí môn bài, phương pháp khấu hao tài sản cố định, hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán.
Nói ngắn gọn: thành lập công ty là mở cánh cửa kinh doanh, nhưng làm đúng thủ tục thuế ban đầu mới là cách giúp doanh nghiệp bước vào hoạt động một cách an toàn.
1. Kiểm tra lại thông tin đăng ký doanh nghiệp
Việc đầu tiên sau khi thành lập công ty là kiểm tra toàn bộ thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ đã nộp.
Doanh nghiệp cần rà soát:
- Tên công ty;
- Mã số doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính;
- Người đại diện theo pháp luật;
- Vốn điều lệ;
- Loại hình doanh nghiệp;
- Ngành nghề kinh doanh;
- Thông tin thành viên, cổ đông sáng lập nếu có.
Nếu có sai sót, doanh nghiệp cần điều chỉnh sớm. Đừng để đến khi mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng, đăng ký hóa đơn điện tử hoặc làm việc với cơ quan thuế mới phát hiện thông tin không khớp.
Đặc biệt, địa chỉ trụ sở phải là địa chỉ hợp pháp, có khả năng tiếp nhận thông báo từ cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh và đối tác. Nếu công ty đăng ký một địa chỉ nhưng không hoạt động, không treo biển hiệu, không nhận được thông báo, rủi ro bị đánh giá không hoạt động tại địa chỉ đăng ký là rất lớn.
2. Treo biển hiệu công ty tại trụ sở
Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần treo biển hiệu tại trụ sở chính. Biển hiệu nên thể hiện các thông tin cơ bản như tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại hoặc thông tin liên hệ.
Đây là việc tưởng nhỏ nhưng rất quan trọng. Khi cơ quan thuế, cơ quan quản lý thị trường, đối tác hoặc đơn vị xác minh đến địa chỉ trụ sở, biển hiệu là một trong những dấu hiệu thể hiện doanh nghiệp có hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký.
Nhiều doanh nghiệp mới thành lập bỏ qua việc treo biển hiệu, đặc biệt là công ty sử dụng văn phòng thuê, nhà riêng hoặc văn phòng chia sẻ. Khi cơ quan thuế kiểm tra địa chỉ mà không thấy dấu hiệu hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi đăng ký hóa đơn điện tử hoặc bị đưa vào diện cần xác minh.
Lời khuyên là nên hoàn tất việc treo biển hiệu ngay sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
3. Mua chữ ký số và đăng ký giao dịch thuế điện tử
Một trong những việc quan trọng nhất sau khi thành lập công ty là mua chữ ký số và đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan thuế.
Chữ ký số là công cụ để doanh nghiệp ký và nộp hồ sơ điện tử, bao gồm tờ khai thuế, báo cáo thuế, nộp thuế điện tử, hóa đơn điện tử và nhiều thủ tục khác. Nếu không có chữ ký số, doanh nghiệp rất khó thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn.
Sau khi có chữ ký số, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử trên hệ thống của cơ quan thuế. Đây là kênh chính để doanh nghiệp:
- Nộp tờ khai thuế;
- Nộp tiền thuế điện tử;
- Tra cứu nghĩa vụ thuế;
- Nhận thông báo từ cơ quan thuế;
- Tra cứu hồ sơ đã nộp;
- Giao dịch, phản hồi và trao đổi thông tin thuế bằng phương thức điện tử.
Điểm cần đặc biệt lưu ý là doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra tài khoản thuế điện tử và email đã đăng ký với cơ quan thuế. Nhiều doanh nghiệp bị lỡ thông báo chỉ vì không kiểm tra hộp thư, không biết có thông báo yêu cầu giải trình, thông báo nợ thuế hoặc thông báo cần bổ sung hồ sơ.
Giao dịch điện tử với cơ quan thuế không phải là việc cài xong rồi để đó. Đây là “hộp thư pháp lý” của doanh nghiệp trong lĩnh vực thuế.
4. Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký nộp thuế điện tử
Sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp nên mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty để phục vụ hoạt động kinh doanh.
Tài khoản công ty giúp doanh nghiệp tách bạch tiền kinh doanh với tiền cá nhân của chủ sở hữu, đồng thời tạo cơ sở rõ ràng để theo dõi dòng tiền, thanh toán hợp đồng, nhận tiền khách hàng, trả lương, trả nhà cung cấp và chứng minh chi phí hợp lệ khi cần.
Đặc biệt, nhiều khoản chi phí muốn được tính là chi phí hợp lý, hợp lệ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán phù hợp, nhất là với các khoản thanh toán có giá trị lớn theo quy định thuế.
Sau khi mở tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp cần đăng ký nộp thuế điện tử để có thể nộp tiền thuế trực tuyến. Việc này giúp tránh tình trạng đến hạn có tiền nhưng không nộp được do chưa kết nối ngân hàng với hệ thống thuế điện tử.
Lời khuyên là công ty nên sử dụng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp cho tất cả giao dịch chính thức, hạn chế tối đa việc dùng tài khoản cá nhân để nhận tiền bán hàng hoặc chi tiền cho hoạt động công ty.
5. Kê khai và nộp lệ phí môn bài
Lệ phí môn bài là nghĩa vụ quan trọng mà doanh nghiệp mới thành lập cần kiểm tra ngay từ đầu.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp thành lập mới thường được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập. Tuy nhiên, sau thời gian miễn, doanh nghiệp cần kê khai và nộp lệ phí môn bài đúng hạn theo quy định.
Mức lệ phí môn bài của doanh nghiệp thường căn cứ vào vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, ngay từ khi thành lập công ty, doanh nghiệp đã cần hiểu rằng vốn điều lệ không chỉ ảnh hưởng đến uy tín, trách nhiệm góp vốn mà còn có liên quan đến nghĩa vụ lệ phí môn bài.
Các lỗi thường gặp gồm:
- Không biết năm đầu được miễn nhưng vẫn cần theo dõi nghĩa vụ năm sau;
- Quên nộp tờ khai lệ phí môn bài khi hết thời gian miễn;
- Nộp chậm tiền lệ phí môn bài;
- Không theo dõi nghĩa vụ của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có.
Lệ phí môn bài không phải là khoản lớn, nhưng chậm nộp hoặc quên kê khai vẫn có thể phát sinh tiền phạt và tiền chậm nộp.
Tuy nhiên kể từ ngày 1/1/2026 đã bãi bỏ quy định về nộp lệ phí môn bài, do vậy các doanh nghiệp được miễn nộp lệ phí môn bài kể từ thời điểm này.
6. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Nếu doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và cần xuất hóa đơn cho khách hàng, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là thủ tục rất quan trọng.
Hóa đơn điện tử không chỉ là chứng từ bán hàng, mà còn là căn cứ ghi nhận doanh thu, kê khai thuế GTGT, thuế TNDN và quản lý hồ sơ kế toán. Doanh nghiệp không nên chờ đến khi khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn mới bắt đầu đăng ký, vì quá trình đăng ký, lựa chọn nhà cung cấp, cấu hình mẫu hóa đơn và được cơ quan thuế chấp thuận có thể mất thời gian.
Sau khi được chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Xuất hóa đơn đúng thời điểm;
- Ghi đúng tên hàng hóa, dịch vụ;
- Ghi đúng mã số thuế, thông tin khách hàng;
- Ghi đúng thuế suất;
- Không xuất hóa đơn khống;
- Không sử dụng hóa đơn đầu vào không rõ nguồn gốc;
- Lưu trữ dữ liệu hóa đơn đầy đủ.
Sai sót về hóa đơn là một trong những rủi ro lớn nhất của doanh nghiệp mới thành lập. Nếu xuất hóa đơn sai thời điểm, sai nội dung hoặc bỏ sót doanh thu, doanh nghiệp có thể bị xử phạt và gặp khó khi quyết toán thuế.
7. Xác định phương pháp kê khai thuế GTGT, TNCN và kỳ kê khai
Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần xác định rõ phương pháp kê khai thuế và kỳ kê khai.
Các vấn đề cần làm rõ gồm:
- Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay phương pháp trực tiếp;
- Kê khai thuế theo tháng hay theo quý;
- Có phát sinh thuế TNCN từ tiền lương, tiền công hay không;
- Có phát sinh thuế nhà thầu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên hoặc nghĩa vụ thuế đặc thù nào không;
- Có phải nộp báo cáo theo ngành nghề kinh doanh có điều kiện không.
Với doanh nghiệp mới thành lập, việc xác định sai kỳ kê khai hoặc bỏ sót tờ khai là lỗi rất phổ biến. Ví dụ, công ty chưa phát sinh doanh thu nhưng vẫn có thể phải nộp tờ khai thuế theo quy định. Nếu không nộp vì nghĩ “chưa hoạt động”, doanh nghiệp có thể bị phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế.
Doanh nghiệp nên thiết lập lịch kê khai ngay từ tháng đầu tiên, gồm hạn nộp theo tháng, theo quý và theo năm.
8. Nộp thông báo hoặc hồ sơ về phương pháp trích khấu hao tài sản cố định
Nếu doanh nghiệp có tài sản cố định đưa vào sử dụng, như máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, nhà xưởng, thiết bị văn phòng, phần mềm đủ điều kiện ghi nhận tài sản cố định, doanh nghiệp cần xác định và áp dụng phương pháp trích khấu hao phù hợp.
Đây là thủ tục nhiều công ty mới thường bỏ sót. Tài sản cố định không chỉ là tài sản có giá trị lớn. Về mặt kế toán thuế, doanh nghiệp cần có hồ sơ ghi nhận tài sản, nguyên giá, thời gian sử dụng, phương pháp khấu hao và chứng từ hợp lệ.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Hóa đơn mua tài sản;
- Hợp đồng mua bán;
- Biên bản bàn giao;
- Chứng từ thanh toán;
- Hồ sơ đưa tài sản vào sử dụng;
- Bảng tính khấu hao;
- Quyết định ghi nhận tài sản cố định;
- Thông báo hoặc hồ sơ đăng ký phương pháp trích khấu hao nếu thuộc trường hợp cần thực hiện với cơ quan thuế.
Nếu không thực hiện đúng, chi phí khấu hao có thể bị xem xét khi quyết toán thuế. Một tài sản có thật nhưng thiếu hồ sơ, thiếu chứng từ hoặc trích khấu hao sai thời gian có thể khiến khoản chi phí khấu hao bị loại khỏi chi phí được trừ.
Lời khuyên là ngay khi công ty mua tài sản có giá trị lớn, cần để kế toán kiểm tra xem tài sản đó là tài sản cố định hay công cụ dụng cụ, cách phân bổ hoặc trích khấu hao như thế nào, hồ sơ cần lưu gồm những gì.
9. Thiết lập hồ sơ kế toán thuế ban đầu
Một doanh nghiệp muốn vận hành an toàn cần có bộ hồ sơ kế toán thuế ban đầu đầy đủ. Đây là nền tảng để kế toán theo dõi số liệu, lập báo cáo, giải trình với cơ quan thuế và bảo vệ chi phí hợp lệ cho doanh nghiệp.
Hồ sơ ban đầu nên gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Điều lệ công ty;
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông;
- Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán nếu có;
- Hồ sơ người đại diện theo pháp luật;
- Hợp đồng thuê trụ sở;
- Hồ sơ chữ ký số;
- Hồ sơ tài khoản ngân hàng;
- Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử;
- Tờ khai lệ phí môn bài nếu thuộc trường hợp phải nộp;
- Hồ sơ tài sản cố định, công cụ dụng cụ;
- Hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ nhân sự;
- Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng nếu cần;
- Hệ thống lưu trữ hóa đơn đầu vào, đầu ra.
Doanh nghiệp mới thành lập không nên để chứng từ rời rạc. Ngay từ đầu cần có quy trình lưu hồ sơ theo tháng, theo loại chứng từ và theo từng giao dịch.
Kế toán tốt không chỉ là nộp tờ khai đúng hạn, mà còn là lưu được hồ sơ chứng minh số liệu trên tờ khai.
10. Thiết lập chế độ kế toán, sổ sách và phần mềm
Sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần xác định chế độ kế toán áp dụng, phương pháp hạch toán, hệ thống tài khoản, phần mềm kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ và người phụ trách kế toán.
Doanh nghiệp nhỏ thường nghĩ rằng chưa có nhiều doanh thu thì chưa cần kế toán. Đây là suy nghĩ rủi ro. Ngay cả khi chưa có doanh thu, công ty vẫn có thể phát sinh chi phí thuê văn phòng, mua thiết bị, lương nhân sự, chi phí marketing, chi phí đi lại, chi phí pháp lý, chi phí dịch vụ và nhiều khoản khác.
Nếu những khoản này không được ghi nhận từ đầu, đến cuối năm doanh nghiệp có thể mất căn cứ để đưa vào chi phí hợp lệ.
Một hệ thống sổ sách tốt cần bảo đảm:
- Doanh thu được ghi nhận đúng thời điểm;
- Chi phí có đầy đủ chứng từ;
- Công nợ khách hàng và nhà cung cấp được theo dõi;
- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng được đối chiếu;
- Hàng tồn kho được quản lý;
- Tài sản cố định được trích khấu hao đúng;
- Thuế GTGT, TNCN, TNDN được theo dõi định kỳ.
Nếu doanh nghiệp chưa đủ điều kiện tuyển kế toán nội bộ, thuê dịch vụ kế toán thuế trọn gói là giải pháp phù hợp để xây dựng hệ thống ngay từ đầu.
11. Chuẩn bị hồ sơ lao động, tiền lương và bảo hiểm
Nếu công ty có người lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ nhân sự và tiền lương ngay từ đầu.
Các hồ sơ cần có gồm:
- Hợp đồng lao động;
- Hồ sơ cá nhân người lao động;
- Bảng chấm công;
- Bảng lương;
- Quy chế lương thưởng;
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc nếu có;
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu phát sinh;
- Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội nếu thuộc diện bắt buộc.
Nhiều doanh nghiệp mới trả lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cá nhân nhưng không có hợp đồng, không có bảng lương, không có chấm công. Khi quyết toán thuế, các khoản chi lương này có thể bị xem xét nếu thiếu hồ sơ chứng minh.
Tiền lương là một trong những khoản chi phí lớn của doanh nghiệp. Nếu làm đúng hồ sơ từ đầu, đây là chi phí hợp lệ quan trọng. Nếu làm sai, doanh nghiệp vừa rủi ro về thuế, vừa rủi ro về lao động và bảo hiểm.
12. Đăng ký, kiểm tra các giấy phép con nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện
Không phải cứ có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là công ty được quyền triển khai mọi hoạt động ngay lập tức. Nếu doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện, công ty phải đáp ứng đủ điều kiện chuyên ngành trước khi hoạt động.
Ví dụ, một số lĩnh vực như dịch vụ kế toán, tư vấn thuế, giáo dục, y tế, mỹ phẩm, thực phẩm, nhà hàng, vận tải, lữ hành, bảo vệ, bất động sản, thương mại điện tử hoặc các ngành nghề đặc thù có thể cần giấy phép con, chứng chỉ hành nghề, điều kiện về vốn, cơ sở vật chất hoặc nhân sự chuyên môn.
Nếu không kiểm tra từ đầu, doanh nghiệp có thể đã thành lập xong nhưng chưa đủ điều kiện kinh doanh, không thể quảng cáo, không thể ký hợp đồng đúng phạm vi hoặc bị xử phạt khi cơ quan quản lý kiểm tra.
Do đó, sau khi thành lập, doanh nghiệp cần rà soát lại ngành nghề đã đăng ký và điều kiện tương ứng để bảo đảm hoạt động hợp pháp.
13. Những lỗi phổ biến sau khi thành lập công ty
Doanh nghiệp mới thành lập thường gặp các lỗi sau:
- Không treo biển hiệu tại trụ sở;
- Không mua chữ ký số kịp thời;
- Không đăng ký giao dịch thuế điện tử;
- Không kiểm tra thông báo từ cơ quan thuế;
- Không đăng ký hóa đơn điện tử trước khi bán hàng;
- Không theo dõi lệ phí môn bài;
- Không nộp tờ khai đúng hạn vì nghĩ chưa có doanh thu;
- Không thiết lập hồ sơ kế toán ban đầu;
- Không lưu chứng từ chi phí;
- Không đăng ký hoặc không lập hồ sơ khấu hao tài sản cố định;
- Dùng tài khoản cá nhân cho giao dịch công ty;
- Không có hợp đồng lao động, bảng lương, chấm công;
- Không kiểm tra giấy phép con của ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
Những lỗi này ban đầu có vẻ nhỏ, nhưng khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi doanh nghiệp quyết toán cuối năm, hậu quả có thể rất lớn.
14. Dịch vụ kế toán thuế trọn gói giúp gì cho công ty mới thành lập?
Dịch vụ kế toán thuế trọn gói đặc biệt cần thiết với công ty mới thành lập vì đây là giai đoạn doanh nghiệp dễ sai nhất.
Một đơn vị kế toán thuế chuyên nghiệp có thể hỗ trợ:
- Tư vấn các việc cần làm ngay sau khi thành lập công ty;
- Đăng ký chữ ký số, thuế điện tử, nộp thuế điện tử;
- Tư vấn hóa đơn điện tử;
- Theo dõi lệ phí môn bài;
- Thiết lập hồ sơ kế toán ban đầu;
- Hướng dẫn lưu chứng từ đầu vào, đầu ra;
- Theo dõi tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN;
- Lập sổ sách kế toán;
- Tư vấn khấu hao tài sản cố định;
- Tư vấn chi phí hợp lý, hợp lệ;
- Lập báo cáo tài chính cuối năm;
- Hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế khi cần.
Với doanh nghiệp mới, thuê kế toán thuế trọn gói không chỉ là tiết kiệm chi phí. Quan trọng hơn, doanh nghiệp có người đồng hành chuyên môn để tránh sai ngay từ đầu.
Khi hệ thống kế toán thuế được thiết lập đúng từ tháng đầu tiên, doanh nghiệp sẽ vận hành nhẹ hơn, minh bạch hơn và ít rủi ro hơn.
Kết luận
Sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thiện các thủ tục thuế ban đầu như treo biển hiệu, mua chữ ký số, đăng ký giao dịch thuế điện tử, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký hóa đơn điện tử, theo dõi lệ phí môn bài, thiết lập hồ sơ kế toán, đăng ký hoặc chuẩn bị hồ sơ trích khấu hao tài sản cố định và quản lý tờ khai thuế định kỳ.
Đừng đợi đến khi bị cơ quan thuế nhắc mới bắt đầu xử lý. Đừng để công ty mới thành lập đã phát sinh rủi ro vì thiếu một tờ khai, thiếu một thông báo, thiếu một hồ sơ tài sản hoặc thiếu hệ thống kế toán.
Kế Toán Triệu Đô cung cấp dịch vụ kế toán thuế trọn gói cho doanh nghiệp mới thành lập, giúp công ty hoàn thiện thủ tục thuế ban đầu, nộp tờ khai đúng hạn, quản lý hóa đơn, sổ sách và báo cáo tài chính một cách chuyên nghiệp.
Làm đúng từ đầu là cách tiết kiệm nhất.
No comment